Potrebe vsakega podjetja so drugačne, vendar so v svojem bistvu določene funkcionalnosti CMS sistema dobrodošle prav vsakemu podjetju. V nadaljevanju so naštete in na kratko opisane priporočene lastnosti spletnega ECMS sistema, primernega za podjetje z dejavno spletno ekipo.
Nadzorna administracijska plošča je srce vsakega ECMS sistema. In ta naj bi omogočila preprost pregled in možnost upravljanja z vsemi opravili, ki so povezani s produkcijo vsebine. To pomeni:
- pregled nad načrtovano vsebino in sorodnimi vsebinami
- nadzor nad delovanjem strani in dejavnostjo administratorjev
- možnost dodajanja funkcionalnosti v obliki modulov in vtičnikov
- upravljanje z obvestili za opravila
- možnost upravljanja z več spletnimi stranmi in platformami
Vsekakor je lažje in pregledneje upravljati z vsebino in delovnimi procesi v zvezi s spletno stranjo znotraj enotne platforme, kjer ima vsak primeren dostop za svoj nivo odgovornosti. Tako se proces nastajanja vsebin poenostavi in hkrati ohrani rdeča nit.
Tako kot je objavljena vsebina hrbtenica interakcije z relevatnimi obiskovalci, tako je orodje za objavljanje vsebin osnova vsakega ECMS. Dober ECMS se prilagodi tipu vsebin, ki ga želite objaviti - od kratkih novic do dolgih člankov s postavitvijo po meri ter pristajalnih strani z vdelanimi različnimi oblikami digitalnih vsebin - in vse to integrira v celovit proces objave spletne vsebine.
Omogoča naj tudi osnovne SEO operacije, označevanje vsebin (tagi), dodajanje slik, video posnetkov in več.
Vmesnik mora biti intuitiven in razumljiv tudi za nove uporabnike. Omogočiti mora premikanje člankov med različnimi kategorijami in pri tem samodejno osvežiti povezave, tako da spletni obiskovalec brez težav odpre vsebino, četudi se ta nahaja na spremenjeni lokaciji.
Iskalniki kot je Google vseskozi spreminjajo in prilagajajo svoje iskalne algoritme in na rangiranje spletne strani vplivajo številni dejavniki. Poznavanje vsakega aktualnega off-site dejavnika, ki vpliva na rezultate iskanj, verjetno ni realno, če že nismo strokovnjaki na tem področju, dejstvo pa je, da on-site optimizacija ne bo kar tako izgubila svojega vpliva, zato ji je smiselno dati velik poudarek, ki deluje na dolgi rok.
Dober CMS ima vgrajeno SEO orodje, ki samodejno kreira uporabnikom in iskalnikom prijazne URL povezave. Omogoča nam vpis meta opisov, meta naslovov strani, avtentikacijo z orodji kot sta Google in Bing Webmaster Tools oz. Search Console. Omogoča nam tudi vpis alt oznak za slike in tako posredno zadostiti priporočilom za dostop strani slepim in slabovidnim, orodje pa nam omogoča tudi izogibanje podvojeni vsebini. Zaželena je tudi podpora za mikro in strukturirane podatke.
Družbena omrežja za marsikatero podjetje še vedno predstavljajo velik delež ciljnih skupin, zato se od sodobnega CMS spletnega sistema pričakuje, da omogoča enostavno integracijo s popularnimi družbenimi omrežji.
To pomeni, da omogoča enostavno dodajanje gumbov za deljenje vsebin in da zagotavlja, da je vsebina optimizirana za deljenje na izbranih platformah tako, da vzpodbuja ljudi k deljenju teh vsebin še drugim.
Od CMS se pričakuje, da samodejno oblikuje objavljen članek v Twitter kartico in pripne Twitter uporabniško ime k vsaki deljeni vsebini, da uporablja Open Graph oznake za optimizacijo prikazne vsebine, ki se objavi na Facebook omrežju ipd…
Sledenje uporabi spletne strani na različnih platformah je bistveno za uspešno izvajanje vsebinske strategije. Od ECMS se pričakuje, da omogoča integracijo s priljubljenimi analitičnimi orodji kot je npr. Google Analytics, tako da lahko spremljate obisk in druge relevantne podatke kar iz nadzorne plošče spletne strani.
Da lahko izboljšujemo in prilagajamo vsebinsko strategijo, moramo razumeti, kje se ciljne skupine nahajajo, katero tehnologijo uporabljajo, kako uporabljajo vsebino na različnih platformah, katera vsebine so najbolj priljubljene/obiskane itd…. Vsak dober ECMS bi moral omogočiti spletni ekipi zbiranje in uporabo tovrstnih podatkov.
Ne glede na velikost podjetja, najpogosteje vsebine na spletni strani ne objavlja zgolj ena oseba. Pisanje vsebin se lahko dodeli zaposlenemu v podjetju ali zunanjemu sodelavcu in takrat še kako prav pride nadzor nad objavljanjem vsebin. Ker ECMS omogoča različne vloge in nivoje dostopov znotraj spletne strani, je vzpostavitev nadzora enostavna, prav tako pa tudi možnost določanja kdaj, kaj in kje se objavi kakšna vsebina.
Nekomu, na primer, dodelite vlogo pisca člankov, ki pa nima dostopa in dovoljenj, da članke tudi objavlja in šele urednik lahko objavi članek, ko ga prej preveri. Tako lahko popolnoma nadzorujete celoten potek nastajanja in objavljanja vsebin.
Kršenje ali poskus kraje raznih spletnih podatkov je stalnica. Zagotavljanje čim večje varnosti na spletni strani ne ščiti zgolj podatkov pač pa tudi spletne uporabnike in podjetje pred raznimi potencialnimi zlorabami, ki so lahko tudi usodne za celotno poslovanje.
Pri izbiri CMS je zato dobro vedeti:
- kaj platforma nudi
- koliko dodatnega dela bo potrebnega, da se sistem prilagodi vašim standardom varnosti
- ali bodo spletni obiskovalci in stranke ter njihovi podatki varni
- ali se bodo spletni uporabniki počutili varne pri uporabi spletne strani (tudi pri prenosu finančnih sredstev oz. plačevanju)
Morda se sprva zdi, da je ena spletna stran dovolj za realizacijo vseh ciljev, vendar se sčasoma lahko pokaže, da je potreben dodaten prostor za rast.
Na primer, da se odločite za sezonsko kampanjo, podprto z mikro spletno stranjo. Upravljanje z vsebino na tej mikrostrani, pregled nad analitičnimi podatki in splošno spletno upravljanje bi verjetno raje izvajali znotraj obstoječega sistema, kar je optimalno. Toda če ECMS nima možnosti razširitve za upravljanje več strani hkrati oz. je strošek za tovrstno implementacijo previsok, pride v poštev le podvojena rešitev z ločenima administrativnima vmesnikoma, upravljanjem z vsebino in statističnimi podatki.
Možnost namestitve več različnih platform na en sistem omogoči podjetju večjo fleksibilnost in možnost za učinkovitejšo spletno rast.
Če niste ravno podjetje, ki se ukvarja s spletno tehnologijo ali pa imate zaposlenega IT strokovnjaka, ki zaviha rokave, ko pride do težav v CMS sistemu (in do teh slej ko prej pride), potem ste eni redkih srečnežev.
Za 99% organizacij pa je zmogljiva zunanja tehnična podpora za uporabljen spletni sistem bistvenega pomena. Večina odprtokodnih sistemov nima razvite podpore, z izjemo priljubljenih in globalno razširjenih sistemov kot je npr. Joomla!, WordPress, Drupal, Opencart, Magento in drugi, ki imajo živahno in številčno skupnost, ki bdi nad wiki stranmi, spletno dokumentacijo ter na uradnih in drugih spletnih forumih.
Na koncu je marsikaj odvisno od potreb podjetja, za kakšen namen se bo CMS uporabljal, koliko se kdo želi sam angažirati in ali so razpoložljivi zunanji strokovni izvajalci, ki se jih lahko najame.
Pri CMS se pogosto zatakne pri možnosti prilagajanja dovoljenj in dostopov za specifične potrebe projekta/podjetja. Nekateri potrebujejo zelo ozke in specifične vloge na spletni strani, kot je npr. objavljanje zgolj določenih tipov objav ali na zgolj določenih delih strani ipd. Pri izbiri ECMS se je priporočljivo pozanimati o možnostih, ki jih sistem nudi za dodeljevanje večnivojskih dostopov in dovoljenj, ali se lahko enemu uporabniku dodeliti več vlog in ali jih je možno prikrojiti lastnim potrebam.
Z uporabo postavitvenih in vsebinskih predlog lahko ECMS omogoči učinkovitejše spletno delovanje. Predloge pohitrijo in poenostavijo ta proces tako, da so vsi tehnični in publikacijski elementi pripravljeni vnaprej namesto vsakokratnega nastavljanja, ko se objavi nov članek ali dokument.
Na primer, ko dodate nov izdelek na spletno trgovino. Uporabna predloga takrat lahko samodejno izvede operacije kot so:
- kreiranje seznama kategorij
- generiranje meta opisa iz opisa izdelka (pri čemer se vzpodbuja individualizirane in ne avtomatizirane meta oznake)
- vklop modula s priporočenimi izdelki na osnovi vpisanih oznak
- samodejna prilagoditev slik izdelka na določeno velikost
- poziv, da se dodajo relevantne oznake in določi kategorije
Vsaka od teh nalog je sicer majhna vendar pa se skozi ponavljajoče operacije te male naloge seštejejo in na koncu za njih porabite precej časa.
Mikropodatki so specifična vrsta informacij objavljenih na spletni strani, ki omogoča iskalniku kot je Google, da jih prebere in interpretira kot dodatne informacije ter jih vključi kot rich snippet v rezultate iskanj ali kot odgovor na vprašanje - pisno in ustno.
Do sedaj je bila uporaba mikropodatkov na spletni strani bolj dodana vrednost in ne pogoj za boljše rangiranje v rezultatih iskanj. Ker pa se čedalje bolj uveljavlja glasovno iskanje preko naraščajočih uporabnikov mobilnih naprav, ki ne iščejo zgolj informacije ampak specifičen in jasen odgovor, prihajajo odgovori oz. rezultati v obliki mikropodatkov čedalje bolj v ospredje.
Tradicionalno iskanje po spletu ponudi seznam spletnih povezav, odgovor oz. tisto, kar vas zanima, pa morate znotraj tega seznama najti sami. Glasovno iskanje pa je mnogo bolj specifično in deluje na principu iskanja odgovora in ne iskanja informacije.
Ker je ta način iskanja v porastu, je smiselno zagotoviti, da bo izbrani ECMS omogočil delo z mikropodatki in optimizacijo mikropodatkov spletnih vsebin ter tako zagotovil relevatne odgovore glede poslovanja, storitev ali izdelkov podjetja.
Spletna stran mora omogočiti iskanje po vsebini. Pogosto uporabniki iščejo specifično rešitev in če jo najdejo, je večja verjetnost za konverzijo.
Seveda kakšni obiskovalci radi tudi nedoločno ogledujejo vsebine in ponudbo, vendar pogosteje iščejo določen izdelek, članek ali drugo vrsto informacije in si morda ne želijo prečesavati navigacije podolgem in počez, da bi našli kar iščejo.
Z iskalnikom uporabniku olajšate izkušnjo, mora pa biti zanesljiv, hiter, določen in enostaven za uporabo.
Včasih se zgodi, da kaj objavimo pomotoma. Z možnostjo shranjevanja različic vsebine ECMS zagotovi, da imamo vedno pri roki kopijo starejše različice vsebine, ki jo lahko ponovno objavimo. Ta funkcionalnost pride prav tudi, ko želimo začasno spremeniti obstoječo vsebino, da bo ta vsebovala na primer sezonsko vsebino ali promocijo in jo lahko po preteku enostavno povrnemo v predhodno stanje.