CMS, ECMS, WCMS
CMS sistemi se ponavadi uporabljajo za upravljanje vsebin znotraj podjetij (ECM - Enterprise Content Management) in za upravljanje spletnih vsebin (WCM - Web Content Management).
ECM sistemi omogočajo lažje sodelovanje znotraj delovnega okolja z integracijo upravljanja dokumentacije, digitalnih sredstev in ohranjanja delovnih dokumentov, zapisov in posnetkov ter omogočajo končnim uporabnikom dodeljene dostope do digitalnih sredstev delovne organizacije. WCM sistemi omogočajo sodelovanje pri ustvarjanju spletnih vsebin na spletni strani. ECM sistem pogosto vsebuje tudi WCM funkcionalnost za objavljanje na spletni strani, vendar ECM ponavadi ostaja za požarnim zidom delovne organizacije.
Tako ECM kot WCM sistemi imajo dve komponenti: aplikacijo za upravljanje z vsebino (CMA - Content Management Application) in aplikacijo za dostavljanje vsebin (CDA - Content Delivery Application). CMA je grafični uporabniški vmesnik (GUI - Graphical User Interface), ki omogoča uporabniku nadzor nad kreiranjem, spreminjanjem in brisanjem vsebin iz spletne strani brez potrebe po znanju katerega od računalniških jezikov. CDA komponenta pa omogoča storitve v ozadju, ki podpirajo upravljanje in dostavo vsebin, ki jih kreiramo v CMA.
Značilnosti CMS sistemov
Lastnosti se med različnimi CMS programi, ki so na voljo, lahko razlikujejo, je pa nekaj takšnih, ki jih imajo vsi CMS sistemi, kot je indeksacija, iskanje in prikaz rezultatov, upravljanje z različnimi formati vsebin, nadzor nad revizijami in objavljanje.
- Intuitivno indeksiranje, iskanje in prikaz rezultatov/podatkov oblikuje celosten seznam vseh podatkov za enostaven dostop preko iskalnika in omogoča uporabnikom iskanje po različnih atributih kot je datum objave, avtor ali po določenih ključnih besedah.
- Upravljanje z različnimi formati olajša pretvorbo podatkov ali dokumentov iz ene oblike v drugo (npr. optično prebran dokument v HMTL format ali PDF dokument).
- Možnost revizij omogoča spreminjanje obstoječih vsebin tudi po prvotni objavi. Beležijo se vse spremembe, ki jih izvedejo posamezniki v posameznih dokumentih.
- Objavljanje vsebin lahko poteka z uporabo vnaprej odobrenih predlog za kreiranje ali spreminjanje vsebin kot tudi uporabo avtomatiziranih orodij za oblikovanje predlog.
CMS sistem lahko vsebuje tudi vgrajeno marketinško orodje s katerim lahko na spletni strani prikrojimo vsebino in oglaševanje glede na karakteristike uporabnika, ki jih pridobimo od uporabnika samega ali pa jih zbere spletna stran na podlagi analitičnega orodja (oglaševanje ena na ena). Na primer obiskovalec, ki pride na spletno stran preko iskalnika, kjer vpiše ključno besedno zvezo vrtno orodje, se mu na spletni strani prikažejo oglasi, ki se nanašajo na podjetja, ki ponujajo vrtnarsko opremo in ne na podjetja, ki npr. prodajajo belo tehniko.
Druge priljubljene značilnosti in funkcionalnosti, ki jih ponavadi vsebujejo spletni CMS sistemi so:
- Generiranje SEF URL-jev (opisni URL naslovi, kot je na primer www.butik.si/bela-obleka namesto www.primer.si/index.php?route=product/product&product_id=42)
- Integrirana pomoč in pomoč prek spleta
- Možnost dodeljevanja dostopov glede na uporabniško skupino
- Celovita podpora za grafične predloge in možnost vizualnih in postavitvenih sprememb
- Preprosta in hitra namestitev sistema
- Administracijska nadzorna plošča v več jezikih
- Vsebinska hierarhija z neomejeno globino in širino
- Jasne strežniške zahteve (gostovanje)
- Vdelan sistem za upravljanje z datotekami in slikami
- Vdelan sistem za zapisovanje aktivnosti in napak na strani
Ali potrebujete CMS za vašo spletno stran?
V teoriji je CMS super. V praksi pa se je dobro zavedati, da CMS ni edina rešitev in tudi ne vedno optimalna. Je zgolj eno izmed mnogih spletnih orodij, ki so na izbiro pri realizaciji spletnega projekta in zahteve projekta naj bodo jeziček na tehtnici.
Koliko nadzora nad spletno stranjo potrebujete?
Ko se spletna stran integrira v CMS, se nadaljnji razvoj podredi določni strukturi, ki se mora prilegati spletni vsebini (in nadaljnji širitvi/posodobitvam). Ta vzorec je lahko super, če se ga pravilno lotimo (celostno načrtovanje, določitev arhitekture spletne strani): vse je konsistentno, vse dobro izgleda in vsi smo zadovoljni… dokler se ne pojavi zahteva po nečem unikatnem. Takrat je treba vriniti in prirediti sistem, da dosežemo željen učinek.
Ne glede na izbor CMS sistema, gre vedno vsaj kakšna lastnost na račun druge. Preko urejevalnika vsebine nikoli nimamo kompletnega nadzora in delo po meri vedno terja sodelovanje s spletnim razvijalcem, ki to delo opravi in kakorkoli priredi postavitev in videz ali nadgradi osnovne funkcionalnosti, ki jih projekt potrebuje.
Kako pogosto bodo potrebne vsebinske posodobitve in širitve?
Če je spletna stran dinamična in se redno objavljajo blog objave, aktualne novice, novi izdelki…, potrebujete vmesnik preko katerega zlahka dodajate nove vsebine. Ni pa nujno, da je zato potreben celovit CMS s tisoč in eno funkcionalnostjo. V takšnem primeru so vse te možnosti, ki jih CMS nudi bolj ovira, ki otežuje preglednost, poveča kompleksnost po nepotrebnem, upočasni spletno stran in zaplete posodabljane in varnost.
Ali res rabite možnost urejati čisto vsak naslov čisto vsake sekcije in modula na čisto vsaki strani? In kdo na koncu pravzaprav vizualno in funkcionalno ureja te sekcije in module? Spletni razvijalci ponavadi raje delajo neposredno v kodi kot izgrajujejo in upravljajo s sistemom, ki olajša takšne preproste popravke.
Ste upoštevali vse stroške?
CMS ni brezplačen, pa četudi je odprtokoden. Ponavadi so potrebne obširne spremembe, prilagoditve projektu in razširitve glede na potrebe projekta ter sama integracija spletne strani. Upoštevati je treba še, da vsak del strani, ki naj bi se ga dalo urejati, pomeni dodatno porabo časa (za prilagoditev), potreben za postavitev spletnega projekta.
Sistem, ki omogoča vsem uporabnikom dodajanje in posodabljanje vseh vsebin, poveča verjetnost, da se “pokvari” dizajn (ko se npr. uporabi več besedila kot je optimalno). Prilagajanje skrajnim primerom zahteva še več časa, saj je potrebno pri implementaciji dizajna/oblikovanja nameniti posebno pozornost, da se predvidi vnos celotne vsebine, ki bi lahko bila objavljena na določenem mestu in ne zgolj toliko, kot je bilo v osnovi mišljeno in temu primerno oblikovano.
Ste pripravljeni na redno vzdrževanje?
Uporaba CMS sistema terja do neke mere redno ukvarjanje in s tem povezane stroške. Arhitektura strani je temelji na nekem osnovnem dizajnu in razširitev takšne arhitekture je lahko kar zahtevno in obsežno.
Vedno poskusite uporabiti obstoječe predloge in že vdelane funkcionalnosti za potrebe projekta. Na ta način se dejansko koristijo prednosti CMS sistema. Če pride potreba po oblikovanju drugačne postavitve in vizualnih sprememb, ki odstopajo od že določenih stilov, pa je skoraj vedno potrebno vključiti spletnega razvijalca, ki te spremembe in dodatne tehnikalije izvede. “Enostavne mini spremembe” za sabo pogosto potegnejo kompleksno integracijo.
CMS je lahko najboljša rešitev, če:
- ste večje javno podjetje, podvrženi raznim predpisom in zakonodaji in potrebujete nadzor nad vsebinskimi verzijami in možnost revizije
- imate obsežno uredniško ekipo in so potrebne potrditve pred objavo
- redno objavljate novice, blog objave ali druge medijske objave
- potrebujete možnost iskanja po vsebinah
- potrebujete obsežno lokalizacijo spletne strani in uporabo več jezikov
Statična spletna stran je lahko najboljša rešitev, če:
- morate hitro lansirati predstavitveno spletno stran na manjši skali (MVP - Minimum Viable Product) oz. pristajalno stran (landing page)
- spletna stran nima veliko vsebin
- ne nameravate pogosto osveževati vsebin
- mislite, da bi v kratkem lahko želeli ponovno preoblikovati spletni dizajn
- imate zelo specifično prirejene dizajne in postavitve za spletno vsebino
- nimate namena objavljati rednih vsebin po delih
Glede na okoliščine je CMS lahko zares dobra odločitev, ki služi svojemu namenu v celoti, je pa v mnogih okoliščinah lahko tudi ovira in čisto odveč. Pri odločitvi o izboru CMS sistema in ali sploh uporabiti CMS za postavitev spletne strani je treba dati na tehtnico enostavno uporabo zaposlenim (bodisi so laiki ali IT kader), vnaprejšnji stroški (vložek, potreben za postavitev, oblikovanje in implementacijo) ter nadaljnji stroški kasneje glede na potrebe in pa koliko nadzora ste pripravljeni prepustiti.